Datenschutzerklärungs-Generator

Ganz einfach zur Datenschutzerklärung für die eigene Gemeinde

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Der Datenschutzerklärungs-Generator ist eine bequeme Abkürzung.
Damit Ihr trotzdem alles rechtlich sauber lösen könnt, bekommt Ihr zur Datenschutzerklärung ein PDF mit den dafür nötigen Hinweisen!

Worum geht's?

Der Datenschutzerklärungs-Generator hilft Euch dabei, für Eure Gemeinde (oder andere verantwortliche Stelle im BEFG) eine Datenschutzerklärung zu erstellen. Im Normalfall sollte er Euch 80 bis 90 Prozent der Arbeit abnehmen. Weil Gemeinden sehr unterschiedlich sind, müsst Ihr die generierte Datenschutzerklärung durchgehen und ggf. Anpassungen und Ergänzungen vornehmen. 

Wo ist der Haken?

Eigentlich geht einer Datenschutzerklärung ein Prozess voraus, in dem die Verantwortlichen sorgfältig abwägen, welche personenbezogenen Daten sie auf welcher Rechtsgrundlage, warum und wie verarbeiten. Die Datenschutzerklärung ist dann lediglich die Stelle, an der die betroffenen Personen die nötigen Informationen darüber erhalten. Eine Datenschutzerklärung ist eigentlich kein Dokument, das man sich mit wenigen Klicks generieren sollte.

Wie lösen wir das Problem?

Weil das für Gemeinden und andere verantwortliche Stellen im BEFG in der Regel nur schwer zu bewerkstelligen ist, bieten wir den Datenschutzerklärungs-Generator an, liefern aber zusätzlich ein PDF-Dokument mit Hinweisen, wie die Verarbeitungsprozesse, die Ihr im Generator angebt, umzusetzen sind. Denn die Texte, die für Euch generiert werden, informieren die betroffenen Personen, wie ihre Daten von Euch verarbeitet werden. Dass diese Informationen korrekt sind, setzt voraus, dass Ihr die Daten ausschließlich in dem Rahmen verarbeitet, wie es in der generierten Datenschutzerklärung beschrieben wird. Nur so ist die generierte Datenschutzerklärung für die von Euch verwendeten Verfahren gültig. 

Was müsst Ihr dabei beachten?

  • An einigen Stellen findet Ihr in der generierten Datenschutzerklärung rot oder gelb hinterlegte Texte. Diese müsst Ihr bitte noch ergänzen/löschen bzw. die bei Euch zutreffenden Angaben einfügen, z.B. Firmennamen etc. 
     
  • In den Hinweisen ist gelegentlich davon die Rede, Personen „auf den Datenschutz zu verpflichten“. Bei Hauptamtlichen geschieht dies in der Regel im Rahmen der Anstellung. Für Ehrenamtliche, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, könnt Ihr das mit dem Formular machen, das Ihr hier findet
     
  • Auch für das Verfahrensverzeichnis, in das Ihr die einzelnen Verarbeitungsvorgänge eintragen sollt, gibt es hier eine Vorlage.
     
  • Unabhängig davon, welche Verfahren bei Euch zur Anwendung kommen, solltet Ihr klären, ob Eure Gemeinde nach §26 Abs1 DSO-BUND einen dezentralen Beauftragten für Datenschutz bestellen muss. Wenn ja, tragt die Kontaktdaten an der entsprechenden Stelle in das Formular ein.  
     
  • Wenn Ihr in weiteren Verfahren personenbezogene Daten verarbeitet, die nicht von dem Datenschutzerklärungs-Generator abgefragt werden, müsst Ihr zunächst prüfen, ob und wie sie DSO-BUND konform eingesetzt werden können und dann in Eurer Datenschutzerklärung eine entsprechende Ergänzung vornehmen. 
    Wenn es sich dabei um Verfahren handelt, von denen Ihr glaubt, dass viele Gemeinden sie nutzen, schickt das Verfahren und den dazugehörigen Text gerne an den Datenschutzrat des BEFG. Wir können sie dann prüfen und ggf. mit in den Datenschutzerklärungs-Generator aufnehmen, sodass auch andere Gemeinden von Eurer Arbeit profitieren können. 

 

Schritt für Schritt zur Datenschutzerklärung

Die Nutzung des Datenschutzerklärungs-Generators ist einfach:

  1. Klickt unten auf den Button Datenschutzerklärungs-Generator starten.
     
  2. Bestätigt in dem Popup, dass Ihr eine verantwortliche Stelle des BEFG seid.
     
  3. Füllt im ersten Abschnitt der folgenden Seite das Formular aus.
     
  4. Aktiviert im zweiten Abschnitt alle Verarbeitungsprozesse, die auf Eure Gemeinde (verantwortliche Stelle) zutreffen.
     
  5. Setzt den Haken, dass Ihr mit den Datenschutzbestimmungen einverstanden seid und klickt dann auf „Datenschutzerklärung generieren“.
     
  6. Die Datenschutzerklärung wird generiert und unten im Texteditor angezeigt.
    Nehmt dort an den rot und gelb markierten Stellen, wenn nötig, Änderungen/Ergänzungen/Löschungen vor.
     
  7. Klickt über dem Texteditor auf „Anweisungen herunterladen“, um das PDF mit den Hinweisen zur Umsetzung der angegebenen Verfahren herunterzuladen.
     
  8. Klickt anschließend auf „Text downloaden oder kopieren“ und wählt aus, wie Ihr die generierte Datenschutzerklärung „speichern“ möchtet. Ihr könnt sie als reinen Text, im HTML-Format und als docx-Dokument herunterladen. Die Änderungen, die Ihr im Texteditor vorgenommen habt, werden dabei berücksichtigt.
     
  9. Fügt die Datenschutzerklärung auf Eurer Webseite ein und setzt die Hinweise aus dem PDF-Dokument um.